Whistleblowing

1. Inleidende informatie

axess europe hanteert een intern meldingssysteem en waarborgt de bescherming van klokkenluiders op basis van wettelijke verplichtingen die aan het bedrijf zijn opgelegd als zogenaamde verplicht subject volgens:

• Wet nr. 171/2023 Sb., betreffende de bescherming van klokkenluiders

(hierna "Wet op de bescherming van klokkenluiders" of "Wet" genoemd).

Om te voldoen aan de verplichtingen volgens de Wet op de bescherming van klokkenluiders is een bindende interne richtlijn uitgevaardigd:

• Richtlijn over het interne meldingssysteem en de bescherming van klokkenluiders bij axess europe (hierna ook "Richtlijn" genoemd).

Via het interne meldingssysteem van axess europe kan een bevoegde natuurlijke persoon (hierna ook "Klokkenluider" genoemd), onder de gestelde voorwaarden, melding maken van onrechtmatig gedrag waarvan de Klokkenluider kennis heeft gekregen in verband met werk of een vergelijkbare activiteit voor het bedrijf (hierna ook "Melding" genoemd).

2. Welke meldingen kunnen via het interne meldingssysteem worden ingediend

Via het interne meldingssysteem van axess europe (hierna ook "axess europe" genoemd) kunnen Meldingen worden ingediend die:

• informatie bevatten over mogelijk onrechtmatig gedrag dat heeft plaatsgevonden of zal plaatsvinden bij axess europe, waarvoor de Klokkenluider werk of een vergelijkbare activiteit heeft verricht of verricht, of bij een persoon met wie de Klokkenluider in contact was of is in verband met het uitvoeren van werk of een vergelijkbare activiteit (in een werkcontext), en die

1. kenmerken van een strafbaar feit hebben,
2. kenmerken van een overtreding hebben waarvoor de wet een boete van ten minste 100.000 CZK voorschrijft,
3. de Wet op de bescherming van klokkenluiders schenden, of
4. een andere wettelijke bepaling van de Tsjechische Republiek of een EU-verordening schenden op het gebied van:

1. financiële diensten, verplichte audits en andere verificatiediensten, financiële producten en financiële markten,
2. vennootschapsbelasting,
3. het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme,
4. consumentenbescherming,
5. naleving van productvereisten, inclusief veiligheid,
6. verkeersveiligheid, transport en wegverkeer,
7. milieubescherming,
8. voedsel- en diervoederveiligheid en dierenbescherming en gezondheid,
9. stralingsbescherming en nucleaire veiligheid,
10. mededinging, openbare veilingen en overheidsopdrachten,
11. bescherming van openbare orde en veiligheid, leven en gezondheid,
12. bescherming van persoonsgegevens, privacy en veiligheid van elektronische communicatienetwerken en informatiesystemen,
13. bescherming van de financiële belangen van de Europese Unie, of
14. werking van de interne markt, inclusief bescherming van mededinging en staatssteun volgens EU-recht.

3. Wie kan een melding van onrechtmatig gedrag indienen

Een Klokkenluider die een Melding kan indienen via het interne meldingssysteem van axess europe, is elke natuurlijke persoon die werk of een vergelijkbare activiteit voor axess europe verricht of heeft verricht, zelfs indirect, en de Melding in deze werkcontext indient als:

a) werknemer die werk verricht op basis van een arbeidsovereenkomst of een overeenkomst voor werkactiviteit of een overeenkomst voor het uitvoeren van werk;
b) voormalige werknemer van het bedrijf;
c) sollicitant voor een functie bij het bedrijf;
d) persoon die een stage, praktijk of vrijwilligerswerk bij het bedrijf verricht of heeft verricht;
e) persoon die aandeelhouder van het bedrijf is of was;
f) persoon die lid is van het bestuursorgaan of een ander orgaan van het bedrijf;

Een natuurlijke persoon heeft recht op bescherming als klokkenluider volgens de Wet op de bescherming van klokkenluiders en de interne Richtlijn, indien:

a) de bovengenoemde voorwaarden zijn vervuld, en tegelijkertijd
b) deze persoon gegronde redenen heeft om te geloven dat de gemelde informatie op het moment van melding waar was.

De Wet op de bescherming van klokkenluiders en deze interne Richtlijn doen geen afbreuk aan de wettelijke verplichting om bepaalde strafbare feiten, die limitatief zijn opgesomd in artikel 368 van het Wetboek van Strafrecht en onder de zogenaamde wettelijke meldingsplicht vallen (bijvoorbeeld moord, zware mishandeling, enz.), rechtstreeks aan de strafrechtelijke autoriteiten te melden.

4. Hoe kan een melding van onrechtmatig gedrag worden ingediend

Een melding van onrechtmatig gedrag kan via het interne meldingssysteem van axess europe worden ingediend in overeenstemming met de vereisten van de Wet op de bescherming van klokkenluiders op de volgende manieren:

a) schriftelijk als een elektronische gegevensbericht via het e-mailadres whistleblowing@axess-europe.com;
b) schriftelijk in papieren vorm verzonden als poststuk naar het postadres van het bedrijf: axess europe, Orel č.p. 18, PSČ 538 21 Slatiňany, met de vermelding op de envelop: "Niet openen – ter attentie van mevrouw Sylva Novotná" of "Niet openen – ter attentie van de heer Jiří Tichý";
c) telefonisch op het telefoonnummer 733 788 505 (mevrouw Sylva Novotná) of 739 684 902 (de heer Jiří Tichý);
d) persoonlijk na afspraak met de Bevoegde Persoon; in dit geval zal de Bevoegde Persoon de Melding persoonlijk ontvangen binnen een redelijke termijn, uiterlijk binnen veertien (14) dagen na het verzoek van de Klokkenluider.

Een herhaalde Melding van dezelfde Klokkenluider over dezelfde zaak is niet toegestaan en zal niet opnieuw worden onderzocht; de Klokkenluider zal hierover worden geïnformeerd met een korte motivering. Dit geldt niet als de nieuwe Melding nieuwe informatie of feiten bevat ten opzichte van de eerder ingediende Melding.

5. Wie is bevoegd om meldingen te ontvangen en te behandelen

Alleen de Bevoegde Persoon is bevoegd om Meldingen te ontvangen, de gegrondheid ervan te beoordelen en verdere stappen te ondernemen binnen het interne meldingssysteem.

Bij axess europe zijn twee Bevoegde Personen aangewezen:

Sylva Novotná

e-mail: s.novotná@axess-europe.com

Tel: 733 788 505

Vervangende Bevoegde Persoon:

Jiří Tichý

e-mail: j.tichy@axess-europe.com

Tel: 739 684 902

Bij het ontvangen en beoordelen van de gegrondheid van Meldingen handelt de Bevoegde Persoon altijd zelfstandig, onafhankelijk en onpartijdig, en is bevoegd om van alle organisatorische afdelingen en medewerkers van axess europe de nodige informatie en documenten te verkrijgen, evenals andere vormen van samenwerking.

De Bevoegde Persoon zorgt ervoor dat de benaderde medewerkers geen kennis kunnen nemen van de inhoud van de Melding en dat er geen informatie bekend wordt die de identiteit van de Klokkenluider zou kunnen onthullen.

6. Wat zijn de termijnen voor het informeren van de klokkenluider en het beoordelen van de gegrondheid van de melding

De Bevoegde Persoon stuurt de Klokkenluider een bevestiging van ontvangst van de Melding uiterlijk binnen zeven (7) dagen na indiening van de Melding.

Dit geldt niet indien:

a) de Klokkenluider de Bevoegde Persoon uitdrukkelijk verzoekt om geen bevestiging van ontvangst te sturen; of
b) het duidelijk is dat het versturen van een bevestiging van ontvangst de identiteit van de Klokkenluider aan een andere persoon zou onthullen.

De Bevoegde Persoon is verplicht om de gegrondheid van de Melding te beoordelen en de Klokkenluider schriftelijk te informeren over de resultaten van de beoordeling binnen dertig (30) dagen na ontvangst van de Melding.

In complexe feitelijke of juridische gevallen kan deze termijn met nog eens dertig (30) dagen worden verlengd, maximaal tweemaal, wat betekent dat de maximale termijn voor het beoordelen van de gegrondheid van de Melding in uitzonderlijke gevallen negentig (90) dagen na indiening van de ::contentReference[oaicite:5]{index=5}